プライバシーポリシー
伊藤法務サポート行政書士事務所（以下「当事務所」といいます。）は、お問い合わせ、ご相談及び業務のご依頼等に伴い取得する個人情報について、次の方針に基づき取り扱います。
1. 取得する情報と利用目的
当事務所は、お問い合わせフォームを通じて、氏名、Email、電話番号、相談区分、相談分野、ご相談の概要及び希望する相談方法を取得します。また、その後のご相談やご依頼に伴い、対応及び業務の遂行に必要な情報を取得します。
取得した個人情報は、次の目的で利用します。
- お問い合わせの受付確認
- お問い合わせへの回答及び連絡
- 無料ヒアリング又は個別相談の内容確認
- 相談方法及び日程の調整
- 受任可否の検討
- 受任後の業務遂行
- 対応履歴の管理
- 法令上必要な記録の作成及び保存
上記の範囲を超える利用が必要な場合は、法令により認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。
2. 個人情報の管理と保存期間
お問い合わせ情報は、下記「4．外部サービスの利用」に記載するサービスを利用して保存・管理します。当事務所においてお問い合わせ情報へアクセスする者は、行政書士 伊藤 聡に限定します。
個人情報の漏えい、滅失、毀損等を防ぐため、取り扱う情報に応じた必要かつ適切な安全管理措置を講じます。お問い合わせ情報を管理するGoogleアカウントには2段階認証を設定し、フォームの編集権限及び回答スプレッドシートへのアクセス権限を当事務所のアカウントに限定しています。安全管理措置の内容については、下記の窓口へお問い合わせください。
正式受任に至らなかったお問い合わせ情報は、最終対応日から1年間保存した後、原則として削除します。
正式受任後の記録は、関係法令、契約内容及び業務上の必要性に応じて別途管理し、保存の必要がなくなった情報は、適切な方法で削除・廃棄します。
3. 第三者提供・委託
法令により認められる場合を除き、ご本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。業務の一部を委託する場合は、委託先を適切に選定し、必要な監督を行います。
4. 外部サービスの利用
お問い合わせの受付にはGoogleフォーム、回答の保存にはGoogleスプレッドシート、ご連絡及びメールの保存にはGmailを利用します。また、Google Apps Scriptにより受付確認メールを自動送信します。
オンライン相談にはGoogle Meetを利用します。
これらのサービスの利用に伴い、入力された情報や通信に関する情報等がGoogleにより取り扱われます。Googleは世界各地にサーバーを設置しており、情報が日本国外で処理される場合があります。当事務所が利用するサービスについて、個々のお問い合わせ情報の保存先の国を、Googleの公開資料から特定することはできません。
Googleが公表する情報の取り扱いや保護措置については、以下をご確認ください。
5. 開示等のご請求・お問い合わせ
保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等のご請求や、個人情報の取り扱いに関するお問い合わせは、下記の当事務所宛てにお寄せください。ご本人であることを確認したうえで、法令に従い対応します。
ご請求の際は、対象となるお問い合わせの時期及びご希望の内容をお知らせください。本人確認のために追加の確認をお願いする場合は、必要な確認事項や方法を個別にご案内します。
伊藤法務サポート行政書士事務所
代表者：伊藤 聡
〒250-0122
神奈川県南足柄市飯沢204
6. 本方針の見直し
法令や運用の変更等に応じて、本方針を見直します。変更後の内容は、このページに掲載します。